给管理者的沟通训练营【2022】
说到开会，你每天有多少时间花在了开会上？很多会议要么开成了茶话会，要么是组织者一个人唱独角戏。更糟糕的是，很多会开完就完了，根本没有落实到执行上。有时候虽然已经有了成果，但执行的时候还是会有分歧，意见不统一。
其实，大部分会议拖沓、达不到好的效果，绝大多数都是因为组织者没有好好把控会议的进程。想开一个高效的会议，达到预定目标，从准备到进行，每个环节都不能马虎。
今天，脱不花将为你分享：管理者如何高效地开一个“能决定事儿”的会。
【网盘资源分享方式在文末】
你好，我是脱不花。
“决定事儿”这类会议非常高频，但是单独拿一场这样的会议出来看，它的重要度又有可能没有那么高，所以就会导致大家放纵这种会议，觉得可以不商量出个结果，只是讨论讨论。
那有没有办法可以提前规避掉这些问题呢？有，就是规则前置。
在得到，无论是开什么类型的会议，在会议之前，会议的组织者，都会明确告知参会人，这次会议要达成什么样的目标，以什么样的节奏开会，会议上待讨论的问题是什么，什么时候进行后续的讨论。
这个规则，是大家都已经达成共识的了，包括以下三条。
01.不使用PPT，会议前组织在线文档，全部可见，共享信息。
什么文档呢？就是会议目标、会议议程，还有这个会议的参考材料。作为一个会议的组织者，任何会议，都要发一个文档给参会者，让大家可以提前做功课。
而且，这个文档长什么样，要有明确的要求。比如在亚马逊、在美团，对这类材料的要求就是：不准发PPT。谁有工夫看你100页花拳绣腿的PPT，这是不可能的。
02.会议开始后15-30分钟，所有参会者先集体静默看文档。
因为我们是有会议文档的，所以从人来齐到会议的前15分钟，所有人静默不能发声，阅读文档。无论电脑上、手机上，所有人一起读文档。
首先，这个过程可以保证所有人的信息输入是一模一样的，哪怕你会前没有读文档，但是在这15分钟里必须把文档读完。这就避免了发言的时候，有的参会者因为对会议内容不是很了解而一头雾水、无言以对。
其次，因为采用了数字化文档，遇到问题，可以直接在文档旁边用批注功能写上问题。通过文档的阅读和批注，整个会议就有了重点。
比如文档有一个部分，被很多人批注了，大家对这个部分提出了自己的疑问，这当然就是我们重点讨论的一个部分。
同时，这也进一步拉齐了会议议题。没有时间参会的人，或远程参会的人，也可以通过这个在线文档了解会议详情。
03.会议开始，围绕文档进行讨论，明确to do及负责人。
对于会议纪要和会议决议来说，最重要的是形成“to do”，这样才是一个高效的会议信息形成过程。
所以我特别建议，会议纪要一定要用数字化的方式。只要你们公司制度允许的话，都要用数字化的方式来进行。为什么？
因为现在绝大部分的文档、办公软件或协同软件都能实现这个功能：在会议纪要和会议决议里面，直接@当事人。这样的话，会议纪要就不是一份死的文件，而是能像将军法令一样@当事人，当事人得令，然后明确了他要去执行的任务。
你以为这只是项目文档吗？不是，这是非常完整的项目纪录片。如果未来再来新人，他希望了解项目过程的话，他可以循着数字化项目文档去学习；而且他还可以学习怎么进行项目管理。
你看，这才是我们现在开会的好方式。有了这些前置规则，开会过程就会更有“章法”。当然，具体的规则设置还是需要根据公司的风格进行调整。你可以思考一下，这个过程，在你的工作环境内，可以如何落地呢？
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